Hoelang moet je facturen bijhouden? En hoe doe je dit het best?

Facturen bijhouden als particulier

Met een factuur bewijs je dat je betaald hebt voor een dienst of een product. Dat kan bijvoorbeeld nuttig zijn als je je aankoop later nog wil omruilen of als je aanspraak wil maken op de wettelijke garantie.

·        Kastickets voor kleine bedragen hoef je maar één maand bij te houden. Omruiling of terugbetaling kan in principe binnen de veertien dagen na aankoop, op vertoon van je ticket.

·        Facturen voor elektrische toestellen en meubels bewaar je het best minstens twee jaar, de termijn van de wettelijke garantie.

·        Voor facturen die dienen als bewijsstuk bij je belastingaangifte geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Bij een eventuele controle op je personenbelasting moet je deze facturen kunnen voorleggen.

·        Facturen voor onroerende goederen bewaar je het best tien jaar. Zolang blijft een aannemer namelijk aansprakelijk voor gebreken.

Op de site van de Vlaamse overheid vind je een meer gedetailleerde lijst met bewaartermijnen voor facturen en andere documenten.

Facturen bijhouden als ondernemer

Als ondernemer heb je een bewaarplicht van tien jaar voor alle facturen die je uitschrijft én ontvangt. Deze termijn loopt niet van dag op dag, maar begint bij aanvang van het boekjaar volgend op het uitschrijven van de factuur. Meestal begint een boekjaar op 1 januari, maar loopt dit in jouw geval bijvoorbeeld van 1 juli tot 30 juni, dan moet je een factuur van 22 januari 2025 bewaren tot 30 juni 2035.

De Federale Overheidsdienst Financiën maakt geen onderscheid tussen papieren of elektronische facturen. Je mag je facturen bewaren op de manier die jij wil, zolang je de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud kan waarborgen. Dat betekent dat je papieren facturen mag omzetten naar elektronische facturen en omgekeerd. Ook de vorm waarin je elektronische facturen bewaart, mag je zelf kiezen.

Ga voor digitaal

Facturen op papier nemen veel plaats in, kunnen makkelijk beschadigd raken en zijn slecht doorzoekbaar. Je facturen digitaal bewaren is dan ook een veel slimmer idee. Dat zeggen niet alleen wij, ook de overheid raadt dit aan.

Met Billit is facturen digitaal bewaren een koud kunstje. Alle facturen die je uitschrijft, zijn sowieso digitaal en worden in de cloud bewaard. Dat geldt ook voor de digitale facturen die je via Peppol (of een ander netwerk voor e-facturatie) ontvangt. Heb je toch nog facturen op papier? Dan kan je die met de Billit-app snel en makkelijk inscannen en automatisch omzetten naar een digitaal formaat. 

E-facturatie wordt verplicht vanaf 2026

Vanaf volgend jaar zal de vraag hoe je facturen het best bewaart zich eigenlijk niet meer stellen. Aangezien e-facturatie verplicht wordt voor alle transacties tussen btw-plichtige bedrijven, wordt een digitaal archief de enige logische keuze.

Met Billit zit je dus sowieso goed, want dankzij ons platform en de app, heb je altijd je volledige administratie bij de hand – zelfs onderweg.