Domiciliëring: op weg naar een slimme afhandeling van facturen

Om dat te voorkomen, zijn automatische betalingen een handige oplossing. Zo kan je een domiciliëring aan leveranciers toestaan.

Met een domiciliëring geef je een leverancier, zoals een elektriciteitsmaatschappij of internetprovider, de toestemming (een ‘mandaat’) om een factuurbedrag automatisch van je bankrekening te halen. Dat is vooral handig voor terugkerende betalingen zoals huur, abonnementen, telefoonrekeningen en andere vaste kosten.

De voordelen voor leveranciers

Voor een leverancier biedt domiciliëring verschillende voordelen. Allereerst zorgt het voor een stabiele inkomstenstroom, omdat de betalingen automatisch worden verwerkt en er geen risico is op vergeten betalingen of vertragingen. Dat vermindert het administratieve werk en de kosten die gepaard gaan met de opvolging van betalingsachterstanden en herinneringen.

Daarnaast is domiciliëring een veilige manier van betalen voor bedrijven, omdat het hen beschermt tegen fraude en ongeautoriseerde betalingen. Het is een veilige manier om betalingen te ontvangen, omdat het hen wapent tegen factuurvervalsing, een steeds meer voorkomend fenomeen waarbij fraudeurs facturen onderscheppen. Voor leveranciers / schuldeisers biedt domiciliëring dus extra zekerheid in het proces.

De voordelen voor klanten

Ook voor de klant is domiciliëring een handige oplossing. Ten eerste is die gemakkelijk, omdat je je niet langer zorgen moet maken over de (tijdige) betaling van jouw rekeningen. Dat bespaart je tijd en moeite.

Daarnaast krijg je via domiciliëring meer controle en transparantie. Daarbij kun je je bank steeds vragen om een betaling terug te draaien bij eventuele fraude of ongeautoriseerd gebruik van jouw bankrekening.

Domiciliëring: hoe werkt het?

Het basisprincipe van domiciliëring is eenvoudig: om een domiciliëring te openen heeft de leverancier je handtekening nodig. In tegenstelling tot wat sommige bedrijven beweren, kan een domiciliëring niet geldig geopend worden op basis van een mondelinge (lees: telefonische) instructie. Met andere woorden: zonder handtekening is een geldig mandaat niet mogelijk.

Concreet betekent dit dat een leverancier je een mandaatdocument moet bezorgen, dat je moet ondertekenen en terugbezorgen. Jouw leverancier moet dit mandaat zelf bijhouden, niet de bank. In dit formulier zal een leverancier vooraf jouw gegevens invullen, zoals adresgegevens, IBAN, BIC en handtekendatum.

Kijk uit voor mogelijke risico’s!

Bij een domiciliëring ligt het initiatief voor de betaling niet meer bij jou, maar bij de onderneming die geld opvraagt van je rekening. Dat houdt risico’s in. Het is dan ook belangrijk om te weten wat je kunt doen om je belangen te beschermen.

Als je niet akkoord gaat met een bepaalde betaling via domiciliëring, dan heb je acht weken de tijd om je bank te vragen het betaalde bedrag terug te storten. Ook als je de geldigheid van een mandaat betwist, stort de bank alle betalingen van de voorbije acht weken terug zonder verder onderzoek.

Vind je dat een domiciliëring onterecht is gebeurd, dus zonder geldig mandaat? Dan informeer je jouw bank over deze onterechte betaling. Je kan de terugstorting van de onterechte betaling(en) tot dertien maanden terugvragen.

Daarnaast kan je:

• je bank de opdracht geven om nooit een domiciliëring te aanvaarden, van welke schuldeiser dan ook.
• je bank de opdracht geven om enkel bedragen onder een bepaald maximum te betalen in het kader van een domiciliëringsmandaat. Of bijvoorbeeld maximaal eenmaal per maand.
• een lijst aanleggen van leveranciers van wie je nooit een domiciliëring zal aanvaarden (een zwarte lijst), of jouw bank verbieden een domiciliëring te aanvaarden, behalve van bepaalde leveranciers (een witte lijst).

Het verschil met een doorlopende opdracht

Een domiciliëring wordt vaak verward met een doorlopende opdracht. Nochtans gaat het hier om twee verschillende vormen van automatische betaling.

Terwijl een domiciliëring meestal vasthangt aan een contract met een bedrijf, kun je een doorlopende opdracht zelf instellen en beheren via de website van jouw bank (bijvoorbeeld voor het betalen van de maandelijkse huur of een jaarlijks pensioenspaarbedrag).

Met andere woorden: met een doorlopende (betalings)opdracht geef je jouw bank opdracht om een bepaald bedrag (vast of variabel) op gelijk welk tijdstip te betalen. Met een domiciliëring geef je een leverancier de toestemming (‘een mandaat’) om het factuurbedrag automatisch van je rekening af te halen.