Een vlotte facturatiestroom voor het reisplatform van CWT

E-facturen voor reiskosten

De geschiedenis van CWT – voorheen Carlson Wagonlit Travel – is rijk en gaat terug tot 1872, toen het bedrijf aan de wieg stond van de beroemde luxetrein de Orient-Express. Vandaag wil CWT met innovatieve tools en een persoonlijke service zakenreizen efficiënter, veiliger en duurzamer maken.

Zo ontwikkelde het bedrijf een online ‘Business-to-Business-for-Employees’ (B2B4E)-platform waarmee werknemers die voor hun bedrijf of organisatie op zakenreis gaan hun reis van a tot z kunnen beheren. Dit platform houdt onder meer ook alle onkosten bij – van vliegtuigtickets, over kosten voor treinen en taxi’s tot hotelovernachtingen – en verzamelt die op een overzichtsfactuur met alle kosten per werknemer, per zakenreis.

Sinds enige tijd heeft CWT klanten, zoals het Europees Parlement, die willen dat het platform deze facturen in de juiste vorm via Peppol aanbiedt, iets wat het tot voor kort nog niet kon. En dat is waar Billit op het toneel verschijnt …

Diverse technische uitdagingen

Voorheen maakte CWT voor e-facturatie gebruik van de oude Europese standaard ‘ePrior’, een voorloper van Peppol. Maar de wereld is niet blijven stilstaan en vandaag wordt Peppol almaar meer de regel.

Maar dat is niet de enige uitdaging waarvoor CWT een oplossing zocht: zo krijgt het als internationaal bedrijf ook te maken met verschillende soorten ‘identifiers’ voor e-facturatie. Dat zijn unieke codes die de verzender en ontvanger van e-facturen identificeren, zoals het btw-nummer in België of het KVK-nummer in Nederland. Daarnaast heeft CWT ook klanten die hun facturen willen ontvangen via internationale GLN-nummers, wat staat voor Global Location Number. Dat zijn codes die de fysieke locatie van een bedrijf of een onderdeel van dat bedrijf als uniek adres identificeren.

Voorts spreekt het voor zich dat e-facturen over reiskosten gedetailleerde reisinformatie moeten bevatten, die niet standaard op een e-factuur staan.

Ten slotte gelden er voor personenverkeer ook nog specifieke btw-regels.

Altijd het correcte formaat

Dankzij onze ruime ervaring in internationale e-facturatie konden wij CWT een oplossing voor hun uitdagingen bieden. Kort samengevat komt het erop neer dat het platform van CWT voor elke factuur automatisch een grafische pdf en een XML-bestand met reisinformatie naar Billit mailt, waarna onze software de gegevens uitleest, met elkaar matcht en omzet naar het correcte formaat, om het vervolgens via Peppol (of via ePrior voor instanties die dat nog wensen) naar de juiste klant te versturen.

Met deze oplossing is CWT gewapend om tal van grote klanten te bedienen, inclusief overheidsinstanties zoals het Europees Parlement. En aangezien Billit de ontwikkeling op zich nam, hoefde het bedrijf zelf geen letter code te programmeren én hoefde het zich niet te verdiepen in de specifieke technische eisen die Europa oplegt.