Le temps, c’est de l’argent. Même si elle sonne comme un cliché, cette formule revient comme un leitmotiv dans la bouche des indépendants. Pour ces derniers, l’efficacité est un facteur essentiel de réussite qui permet, en outre, de maîtriser la charge de travail. Celui qui parvient à gérer intelligemment son travail possède en effet une longueur d’avance sur ses concurrents directs.
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Vous disposez heureusement d’un grand nombre d’outils et de techniques utiles permettant d’augmenter votre productivité et de gérer vos tâches de manière efficace. Des applications de productivité aux outils d’automatisation pour processus d’affaires : découvrez ci-après quelques instruments indispensables pour organiser et planifier votre travail de façon rigoureuse.
Un logiciel de reconnaissance vocale augmente considérablement la productivité et l’efficacité. Grâce à cet outil, vous pouvez dicter des documents, rédiger des e-mails et saisir des données rapidement et avec une grande précision, ce qui permet d’économiser un temps précieux et de réduire le risque d’erreur au minimum.
Connaissez-vous les performances des applications de productivité telles que Zapier ? Ces applis sont spécialement conçues pour automatiser les tâches répétitives comme, par exemple, l’envoi automatique d’e-mails suite à la mise en ligne d’un nouveau formulaire de contact.
Les applications de gestion de projets, telles que Trello, permettent de surveiller tous les aspects d’un projet de A à Z. Trello est un gestionnaire de tâches collaboratif qui centralise toutes les tâches à réaliser pour vos projets en cours. Il permet d’organiser les tâches sous forme de tableaux, de cartes et de listes. Chaque carte représente une tâche à réaliser. Afin de vous aider à respecter les délais prévisionnels de vos projets, Trello enregistre les dates limites de livraison pour vous envoyer un rappel automatique. Il définit également les différentes phases d’une tâche (« À faire », « En cours », « Terminé »).
Citons également Google Workspace, une alternative gratuite à Office.
Les applications collaboratives telles que Microsoft Office stimulent le travail en équipe. Songez à plusieurs utilisateurs travaillant simultanément sur un document Word qui formulent des remarques et ajoutent des commentaires pour une collaboration en temps réel.
Grâce aux notes numériques, vous pouvez enregistrer, traiter et partager rapidement et facilement des informations sur smartphone, tablette et PC. Parmi les applications de prise de notes les plus populaires, citons-en trois : Evernote, OneNote et Google Keep. Ces applications combinent organisation, recherche et synchronisation sur différents appareils.
Connaissez-vous déjà les applications les plus récentes dans ce domaine ? Découvrez le Top 12 des applications de prise de notes et les outils de prise de notes pilotés par l’IA, lesquels permettent d’enregistrer et de transcrire mot à mot les réunions, d’attribuer des tâches et d’organiser les informations, le tout rapidement et sans le moindre effort. Ces applications sont capables de transformer la parole en texte, de compartimenter du contenu et même de faire des suggestions basées sur le contexte, ce qui a pour effet de booster considérablement la productivité et la créativité.
Qui peut aujourd’hui se passer d’une application agenda (ou application calendrier) ? Grâce à cet outil, vous gérez sans aucune difficulté vos rendez-vous, vous planifiez vos tâches, vous organisez des événements, etc. On connaît depuis longtemps l’intérêt de pouvoir envoyer des rappels, de partager des rendez-vous et de synchroniser des données avec d’autres appareils. Mais vous pouvez également utiliser les fonctionnalités d’une application agenda comme outil comptable supplémentaire (songez, par exemple, au suivi des revenus et des dépenses, à la création de rappels de paiement ou à l’enregistrement de transactions à des moments spécifiques), comme gestionnaire de tâches en matière de projets et d’échéances et, last but not least, comme outil de réseautage (développer votre carnet d’adresses, gérer vos contacts, etc.).
Parmi les applications agenda les plus populaires, citons Google Agenda, Apple Agenda et Microsoft Outlook.
Les outils d’automatisation sont des solutions logicielles permettant d’automatiser les tâches répétitives et les processus récurrents. Ils réduisent le travail manuel, limitent les risques d’erreurs et optimisent l’efficacité. Nous avons déjà mentionné Zapier, un logiciel permettant de relier les applications entre elles et d’automatiser les flux de travail. Découvrez également IFTTT (If This Then That), qui permet de connecter des appareils intelligents, et les outils d’automatisation robotisée (Robotic Process Automation ou RPA), tels que UiPath (pour les processus d’affaires). Songez, par exemple, au traitement automatique des factures qui permet de les scanner et de les enregistrer automatiquement ou aux campagnes d’e-mail marketing personnalisées en fonction des habitudes et des préférences des clients. Sans oublier les logiciels de gestion des stocks mis à jour en temps réel ou les services clients automatisés accessibles via chatbots.
Enfin, cette rubrique ne serait pas complète sans évoquer les progiciels de gestion numérique. Pour de nombreux indépendants et de nombreuses entreprises, les logiciels comptables et de facturation, ERP, WMS ou CRM sont l’évidence même car ils prennent en charge les tâches répétitives (telles que l’envoi de rappels et le remplissage automatique de données), tirent au maximum profit des données et privilégient les environnements de travail sans papier.
Les services de stockage dans le cloud, tels que Dropbox, Google Drive et OneDrive, sécurisent vos fichiers et sont accessibles où que vous soyez. Il s’agit d’une technologie extrêmement utile pour le partage de documents avec vos clients ou vos collègues ou lorsque vous êtes en déplacement. En tant qu’utilisateur, vous êtes en mesure de stocker des données numériques sur des serveurs externes en toute sécurité et d’obtenir un accès à partir de n’importe quel appareil doté d’une connexion internet.
En tant que chef d’entreprise, vous souhaitez bien évidemment perdre le moins de temps possible avec votre facturation. En travaillant avec Billit, vous pourrez non seulement créer et envoyer des factures numériques en quelques clics, mais aussi automatiser de nombreuses tâches. Grâce au lien avec votre banque, Billit pourra par exemple vérifier les factures encore impayées et l’outil enverra automatiquement des rappels de paiement à vos clients en cas de retard.
Billit conservera en outre tous vos documents (factures entrantes et sortantes, mais aussi reçus, devis, etc.) dans des archives en ligne facilement consultables dans le cloud, que vous pourrez aussi partager facilement avec votre comptable.
En adoptant Billit et les autres outils cités dans ce blog, vous augmenterez votre productivité, rationaliserez vos tâches et collaborerez plus efficacement avec vos partenaires internes et externes. Vous disposerez ainsi de plus de temps pour votre croissance stratégique et aurez un meilleur équilibre travail/vie privée.
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