Par le passé, une facture était par définition un document papier, mais aujourd'hui, les factures numériques sont en plein essor. Vous pensez peut-être spontanément dans ce cas à un fichier PDF, mais une telle facture n'est pas la même chose qu'une facture électronique structurée ou FES. Dans ce blog, nous faisons la distinction entre les différents types de factures numériques et vous expliquons les avantages d'une FES en tant que chef d'entreprise.
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Pour simplifier, une facture numérique est une facture que vous pouvez envoyer, visualiser et traiter numériquement (c'est-à-dire sur un ordinateur, une tablette, un smartphone, ...).
Selon cette définition, on pourrait croire qu’une facture au format PDF est une facture numérique. Après tout, vous pouvez l'envoyer en tant que pièce jointe d’un e-mail et la stocker sur votre ordinateur ou dans le cloud. Pourtant, on parle uniquement dans ce cas de « facture semi-numérique ». En effet, un tel fichier pdf présente une lacune importante : les données figurant sur la facture ne peuvent pas être extraites et traitées de manière entièrement automatique dans les logiciels de facturation et de comptabilité. Vous devez toujours les saisir manuellement, par exemple en effectuant un copier/coller. Le traitement numérique d'une telle facture est donc possible, mais pas aussi rapidement et facilement que vous le souhaiteriez.
Nous distinguons trois formes de factures numériques :
· facture papier scannée
· facture semi-numérique, par exemple au format PDF ou Word
· facture électronique structurée (FES), également appelée e-invoice ou facture électronique
La grande différence entre ces types de factures numériques réside dans la facilité avec laquelle vous pouvez les traiter. Dans le cas d'une facture papier scannée, vous devez toujours retaper manuellement les données ou utiliser un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour capter les données. Outre le copier/coller, vous pouvez également utiliser un logiciel de reconnaissance pour les factures semi-numériques, mais vous devez toujours vérifier les données vous-même, les compléter et les confirmer si nécessaire. Ce n'est qu'avec une facture électronique structurée que le traitement est entièrement automatique.
Une facture électronique structurée est un fichier au format XML, abréviation d’Extensible Markup Language (langage de balisage extensible). Un tel fichier est construit selon une structure universelle, l’Universal Business Language, ou UBL. Cette structure permet aux logiciels du monde entier de lire et traiter les factures électroniques de manière entièrement automatique.
Les factures électroniques structurées peuvent être envoyées simplement par courrier électronique, mais aussi via le réseau Peppol sécurisé.
Les factures électroniques structurées et les logiciels permettant de les gérer, tels que Billit, présentent de nombreux avantages pour un chef d'entreprise :
· gain de temps : les factures sont émises plus rapidement et il n'y a plus de manipulation manuelle lors du traitement
· gain de place : contrairement aux factures papier, les factures électroniques n'occupent pas d'espace physique
· moins de risques d'erreur humaine : la saisie manuelle des données et le traitement des transactions ne sont plus nécessaires
· facilité de consultation : grâce au moteur de recherche de votre logiciel de facturation, vous pouvez retrouver la bonne facture en un clin d'œil
· paiement plus rapide : vous pouvez relier les factures à un système de paiement grâce à un bouton de paiement ou un QR code
· traitement automatique des paiements : un lien avec votre banque permet d’identifier immédiatement les factures impayées
· vue d’ensemble de votre situation financière : grâce à votre logiciel de facturation, vous obtenez une vue complète des données financières utiles et pouvez effectuer des analyses
· communications fluides avec votre comptable : grâce au lien entre le logiciel de facturation et le logiciel de comptabilité, votre comptable peut traiter vos factures sans difficulté et contrôler vos chiffres en continu
Lire aussi : Les 7 avantages de la facturation électronique
Si vous fournissez des biens ou des services aux pouvoirs publics, vous avez alors déjà l'obligation d’envoyer des factures électroniques structurées dans de nombreux pays européens. C'est le cas aux Pays-Bas et en Belgique (autorités fédérales et flamandes), mais aussi en France, au Luxembourg et dans de nombreux autres pays européens. En Italie, les factures électroniques structurées sont même obligatoires pour toutes les transactions B2B.
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