Vous utilisez toujours Excel, Word ou un PDF modifiable pour établir vos factures ? Grâce à la facturation électronique, vous gagnerez un temps précieux, vous réduirez au minimum la marge d’erreur et vous disposerez d’une excellente vue d’ensemble de la situation financière de votre entreprise.
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Une facture électronique ou e-facture est une facture entièrement numérique. Contrairement à un document PDF élaboré à partir de Word ou d’Excel, une facture électronique n’est ni un simple scan, ni la reproduction au format numérique d’une facture papier.
Une facture électronique n’est donc pas créée au moyen d’un traitement de texte ou d’un tableur, mais via un logiciel dédié, tel que Billit.
Par rapport à une facture au format PDF, la facturation électronique présente un certain nombre d’avantages :
Lancer votre traitement de texte, naviguer entre programmes et feuilles de calcul afin de collecter et d’encoder toutes les données, créer un PDF, rédiger un mail et joindre le PDF, compléter la facture, suivre les paiements entrants, …
Effectuer toutes ces opérations manuellement est extrêmement chronophage. A fortiori si vous facturez régulièrement en grande quantité. La facturation électronique allie rapidité et facilité d’utilisation. Tous les processus sont intégrés dans une seule et même plateforme – création de bons de commande, consultation du fichier clients, suivi des paiements –, ce qui évite la dispersion des données. Une facture électronique se présentant sous la forme d’un fichier entièrement numérique, le logiciel effectue automatiquement un certain nombre de tâches (envoi de rappels, pointage, etc.).
Parmi les principales fonctionnalités d’une plateforme telle que Billit, citons la possibilité de relier votre comptabilité au logiciel de votre comptable. À la fin du trimestre, un simple clic suffit pour partager numériquement vos documents avec lui. Plus besoin de lui faire parvenir vos documents sur papier, ni de les envoyer par courrier électronique ou via WeTransfer. Résultat : moins de travail et de paperasserie, gain de temps et d’argent !
Dans une facture électronique, toutes les informations se trouvent systématiquement au même endroit et peuvent être lues de manière automatique par le logiciel destinataire. Par conséquent, la facturation électronique permet de réduire sensiblement le risque d’erreur humaine.
Les factures électroniques sont établies au format UBL (Universal Business Language). Il s’agit d’une sorte de langage informatique permettant d’envoyer vos données de facturation de votre logiciel comptable vers celui de votre client et de votre comptable. Grâce à ce système, vous avez la garantie que votre client reçoit à chaque fois des informations de paiement correctes (numéro de compte, montant, etc.), que les données correspondent bien à celles reprises sur votre bon de commande et votre bordereau de livraison, et ainsi de suite.
Pour établir une facture, il suffit de remplir les champs donnant directement accès aux données client et produit. Afin de fournir une représentation visuelle de votre facture numérique, le logiciel utilise une mise en page prédéfinie. Plus besoin de vous échiner à créer et adapter vos propres modèles dans Word ou Excel, à aligner du texte, à empêcher qu’un bloc de texte ne se décale, à ajouter des formules, etc. En quelques clics, votre facture est prête à être expédiée.
La facturation électronique a le vent en poupe. Elle est fortement encouragée – voire rendue obligatoire – par de nombreuses administrations (par exemple l’Autorité flamande). Peut-être certains de vos clients utilisent-ils déjà ce système de facturation ?
Autre avantage : le traitement d’une facture électronique par le client étant plus rapide, les entreprises sont en principe payées plus ponctuellement lorsqu’elles facturent par voie numérique.
Si vous êtes passé à la facturation électronique mais que votre client n’a pas encore franchi le pas, ce n’est pas un problème. Billit ajoute en effet systématiquement à son envoi un PDF généré sur base de la facture électronique.
Si vous utilisez un logiciel de facturation, vous pouvez facilement numériser les factures que vous recevez au format papier ou PDF. Vous pouvez également traiter et conserver des documents non numériques. Après avoir lu les données, le logiciel les saisit dans les champs appropriés. Le fichier (un PDF, une photo de la facture, …) se charge aisément. Avec une plateforme de facturation telle que Billit, plus besoin de scanner les documents pour les numériser : une simple photo téléchargée via l’application suffit.
Aujourd’hui, la création et la gestion des factures électroniques ne nécessitent plus de télécharger un logiciel. Pour certaines plateformes de facturation numérique, telles que Billit, il suffit d’un ordinateur ou d’une tablette et d’une connexion internet. Billit n’est pas un logiciel au sens classique du terme, mais fait partie de la catégorie des SaaS (Software as a service). L’un des avantages de ce système est d’être toujours à jour. Plus besoin d’acheter tous les deux ans une nouvelle version ou d’installer des mises à jour en permanence. Une facilité et un confort auxquels vous n’avez pas accès lorsque vous créez vos factures au format Word ou Excel et que vous les convertissez en PDF.
Toutes vos données sont en outre conservées en toute sécurité dans le cloud et disponibles en permanence. Cerise sur le gâteau : si votre ordinateur est volé ou se plante, vous ne courez aucun risque de perdre vos données.
Last but not least : les plateformes de facturation numérique sont souvent dotées d’algorithmes intelligents. Un exemple ? Si, dans le but d’encaisser indûment le paiement, une facture d’achat mentionne un IBAN qui ne correspond pas à celui de l’entreprise, Billit vous envoie une mise en garde.
Offres, bons de commande, bordereaux de livraison, factures et notes de crédit : dans une plateforme de facturation, tous ces documents sont liés les uns aux autres. Convertir une offre en bon de commande ou une facture en note de crédit ne nécessite que quelques clics. Plus besoin de passer par des manipulations fastidieuses telles que copier/coller.
Contrairement à un PDF et en fonction du logiciel utilisé, la facturation électronique permet d’automatiser un grand nombre de processus. Quelques exemples :
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