Urlaubszeit! 7 Tipps für eine reibungslose Übergabe Ihrer Aufgaben an Ihre Kollegen

1. Gute Vorbereitung ist die halbe Arbeit

• Planung: Besprechen Sie Ihre Urlaubspläne rechtzeitig mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten, sodass diese nicht vor Überraschungen stehen.
• Dokumentation: Fertigen Sie eine Liste Ihrer laufenden Aufgaben und Projekte mit allen Fristen und Ansprechpersonen an.
• Erstellen Sie auch eine Checkliste mit allen täglich und wöchentlich wiederkehrenden Aufgaben, die Sie übergeben müssen.

2. Klare Kommunikation

• Deutliche Anweisungen: Listen Sie auf, was für jede Aufgabe geschehen muss, und erstellen Sie eventuell Anleitungen für bestimmte Aufgaben oder Systeme.
• Kollegen über die Abwesenheit informieren: Dies ist mit einer E-Mail oder einem Teammeeting möglich, aber vergessen Sie auch nicht, vor Ihrer Abreise eine klar verständliche Abwesenheitsnotiz einzurichten. Geben Sie darin an, wie lange Sie abwesend sind, welche Kollegen Ihre Aufgaben übernehmen und ob Ihre E-Mails gelesen oder weitergeleitet werden. Verfassen Sie diese Nachricht bei Bedarf in mehreren Sprachen.

3. Besprechung der Urlaubsübergabe

• Die Übertragung der Aufgaben erfolgt am besten persönlich in einem Meeting.
• Berücksichtigen Sie bei der Verteilung der Aufgaben die Kenntnisse und Erfahrung sowie die Auslastung Ihrer Kollegen.

4. Technische Ermöglichung der Übergabe

• Verwenden Sie eventuell Projektmanagementsoftware, um Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen im Auge zu behalten.
• Sorgen Sie dafür, dass Ihre Kollegen Zugriff auf die benötigten Unterlagen, Anwendungen und Systeme haben.

5. Automatisierung, wo möglich

• Nehmen Sie Ihren Kollegen möglichst viel Arbeit ab, indem Sie repetitive Aufgaben mit digitalen Tools automatisieren.
• Auch mit Billit ist dies möglich! (Mehr dazu finden Sie weiter unten in diesem Blogartikel.)

6. Erstellung eines Notfallplans

• Legen Sie konkret fest, was bei unerwarteten Problemen zu tun ist.
• Geben Sie auch an, wen Ihre Kollegen in einem solchen Fall kontaktieren müssen (und wie).

7. Evaluation

• Planen Sie nach Ihrem Urlaub eine Evaluationsbesprechung mit Ihren Kollegen, um Feedback zu erhalten, wie alles während Ihrer Abwesenheit verlaufen ist.
• Ändern Sie den Ablauf bei Bedarf für das nächste Mal.

Ihre Aufgaben in Billit übergeben: zusätzlichen Benutzer anlegen

Verwenden Sie Billit für Ihre Rechnungen und wird einer Ihrer Kollegen diese Aufgabe während Ihres Urlaubs übernehmen? Kein Problem!

Am praktischsten ist es, wenn Sie diesen Kollegen in Billit als zusätzlichen Benutzer für Ihr Unternehmen hinzufügen. Sie können dann spezifische Berechtigungen zuweisen für die Aufgaben, die der Kollege übernehmen wird. So können Sie bei Bedarf den Zugriff auf bestimmte Funktionalitäten verweigern.

Aufgaben in Billit automatisieren

Wenn Sie sich für maximale Automatisierung entscheiden, können Sie Ihren Kollegen viel Arbeit ersparen:

• Aktivieren Sie die Verknüpfung mit Ihrer Bank, damit die Zahlungsprüfung Ihrer Rechnungen automatisch erfolgt.
• Nutzen Sie automatische Zahlungserinnerungen, damit Ihr Kollege diese nicht manuell versenden muss. Sorgen Sie dafür, dass der Text der Erinnerungsmails vorab richtig eingestellt ist.
• Lassen Sie Dokumente im UBL-Format automatisch verarbeiten. Im Prinzip ist es nicht nötig, solche Dokumente, die eine feste Struktur haben, noch zu kontrollieren.

Lesen Sie auch diese Hilfeartikel:

• Ein Bankkonto verknüpfen
• Automatisch Mahnungen versenden
• UBL-Dateien automatisch verarbeiten

Wichtige weitere Aufgaben

Muss Ihr Kollege dann gar nichts mehr tun? Doch, je nach Situation in Ihrem Unternehmen können die folgenden Aufgaben wichtig sein:

• die noch zuzuweisenden Zahlungen im Auge behalten
• die noch zu bezahlenden Kaufrechnungen im Auge behalten
• Dokumente in der Schnelleingabe verarbeiten (außer UBL-Dokumente)
• Angebote nachverfolgen 
• …