Niemand hat es gerne, wenn Schränke und Regale vor Papieren überquellen. Bestimmte Unterlagen sollten Sie aber dennoch eine gewisse Zeit lang aufbewahren, zum Beispiel, weil Sie sie später noch brauchen könnten, aber auch weil bei einigen die Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie lange Sie Rechnungen aufbewahren müssen und wie Sie dabei am besten vorgehen.
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Eine Rechnung ist der schriftliche Beweis dafür, dass Sie für eine Dienstleistung oder ein Produkt bezahlt haben. Sie kann später noch nützlich sein, wenn Sie zum Beispiel den Artikel umtauschen oder die gesetzliche Gewährleistung in Anspruch nehmen möchten.
· Kassenbons über kleine Beträge müssen Sie nicht länger als einen Monat aufbewahren. Ein Umtausch der Ware oder eine Rückerstattung des Kaufpreises sind prinzipiell innerhalb von 14 Tagen nach Kaufdatum gegen Vorlage des Kassenbons möglich.
· Rechnungen für Elektrogeräte und Möbel sollten Sie mindestens zwei Jahre aufbewahren; so lange läuft die gesetzliche Gewährleistungsfrist für solche Produkte.
· Für Rechnungen, die als Belege für Ihre Steuererklärung dienen, gilt eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Im Fall einer Einkommensteuerprüfung müssen Sie diese Rechnungen vorlegen können.
· Rechnungen für Immobilien sind möglichst zehn Jahre lang aufzubewahren. Dies entspricht dem Zeitraum, in dem ein Bauunternehmer für Mängel haftbar gemacht werden kann.
Auf der Website der Flämischen Regierung finden Sie eine ausführlichere Übersicht der Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und andere Unterlagen.
Als Gewerbetreibender gilt für Sie eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht für alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Diese Frist beginnt nicht am Tag der Ausstellung, sondern mit Beginn des Geschäftsjahres, das auf die Ausstellung der Rechnung folgt. In der Regel beginnt ein Geschäftsjahr am 1. Januar. Sollte Ihr Geschäftsjahr jedoch beispielsweise vom 1. Juli bis zum 30. Juni laufen, müssen Sie eine Rechnung vom 22. Januar 2025 bis zum 30. Juni 2035 aufbewahren.
Der Föderale Öffentliche Dienst Finanzen unterscheidet nicht zwischen Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen. Sie können Ihre Rechnungen aufbewahren, wie Sie möchten, solange die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Das heißt, Sie können Papierrechnungen in elektronische Rechnungen umwandeln und umgekehrt. Über die Form, in der Sie elektronische Rechnungen aufbewahren, können Sie ebenfalls selbst entscheiden.
Papierrechnungen nehmen viel Platz in Anspruch, sind anfällig für Schäden und umständlich in der Handhabung, z. B. im Hinblick auf schnelle Auffindbarkeit. Eine digitale Aufbewahrung Ihrer Rechnungen ist daher wesentlich sinnvoller. Das sagen übrigens nicht nur wir. Auch von den öffentlichen Stellen wird die digitale Aufbewahrung empfohlen.
Mit Billit wird die digitale Aufbewahrung von Rechnungen zum Kinderspiel. Alle von Ihnen ausgestellten Rechnungen sind ohnehin digital und werden in der Cloud gespeichert. Das gilt auch für die digitalen Rechnungen, die Sie über Peppol (oder ein anderes Netzwerk für E-Fakturierung) erhalten. Sollten Sie dennoch Papierrechnungen haben, können Sie diese mit der Billit-App schnell und einfach einscannen und automatisch in ein digitales Format umwandeln.
Ab dem nächsten Jahr wird sich die Frage, wie Sie Rechnungen am besten aufbewahren, eigentlich nicht mehr stellen. Da E-Fakturierung für alle Transaktionen zwischen Mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen verpflichtend wird, wird ein digitales Archiv die einzig logische Wahl sein.
Mit Billit sind Sie also auf jeden Fall auf der sicheren Seite, denn dank unserer Plattform und der App haben Sie Ihre gesamte Buchhaltung immer zur Hand – auch unterwegs.
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